Lizenzen vorhanden. Nutzung überschaubar.
Copilot wurde ausgerollt oder ChatGPT ist verfügbar – aber viele Anwendungen enden bei E-Mails, Textkorrekturen und einzelnen Prompts.
mueller advisory · KI & Automatisierung im Einkauf
KI im Einkauf.
Machen statt zuschauen.
Vom KI-Experiment zum funktionierenden Einkaufsworkflow. Ich unterstütze Einkaufsteams dabei, ChatGPT, Microsoft Copilot, Claude, KI-Agenten und Automatisierung nicht nur auszuprobieren, sondern sinnvoll in echte Einkaufsarbeit zu übersetzen.
30 MIN · KOSTENFREI · UNVERBINDLICH
Director Procurement80 % Praxis6–12 PersonenD · A · CH
procurement_ai --mode valueVALUE WORKFLOW
01Prozess auswählenEngpass + Baseline
↓
02Workflow bauenKI + Human-in-the-loop
↓
03Im Alltag testen30 Tage Anwendung
↓
04Wirkung prüfenKPI + 90-Tage-Roadmap
Das Ziel: nicht mehr KI-Wissen. Sondern bessere Arbeitsweisen im Einkauf.
TRAINER FÜRHaufe Akademie
TRAINER FÜRBME
TRAINER FÜRprocure.ch
TRAINER FÜReProLog
HAUPTBERUFLICHDirector Procurement
Kommt Ihnen das bekannt vor?
Die KI ist da.
Der Nutzen im Einkauf noch nicht.
Viel Wissen. Wenig Veränderung.
Webinare und erste Schulungen gab es schon. Das Problem beginnt am Montag danach: Jeder arbeitet wieder wie vorher.
Einzelne experimentieren. Standards fehlen.
Prompts liegen in privaten Dateien, Ergebnisse werden unterschiedlich geprüft und Governance bleibt unklar.
KI wird zum Toolprojekt.
Die entscheidende Frage ist nicht „Welches Tool brauchen wir?“, sondern: Welche Einkaufsarbeit wollen wir konkret besser machen?
Positionierung
Kein KI-Trainer mit Einkaufsbeispielen.
Ein Einkäufer, der KI trainiert.
Ich bin hauptberuflich Director Procurement in der Industrie. Lieferantenverhandlungen, Warengruppenstrategien, P2P-Prozesse, Ausschreibungen, Eskalationen und Reporting kenne ich nicht aus Fallstudien – sondern aus meiner eigenen Arbeitswoche.
Deshalb starten meine Formate nicht bei Funktionen eines Tools, sondern bei konkreter Einkaufsarbeit.
- Wo entsteht unnötige manuelle Arbeit?
- Welche Aufgabe lässt sich mit KI sinnvoll unterstützen?
- Wie muss das Ergebnis geprüft werden?
- Wo bleibt der Mensch bewusst in der Entscheidung?
- Woran erkennen wir, ob die Anwendung tatsächlich etwas bringt?
Outcome
Was nach der Zusammenarbeit
anders sein soll.
VORHER
- Einzelne Mitarbeitende experimentieren mit KI.
- Prompts entstehen jedes Mal neu.
- Use Cases werden eher nach Bauchgefühl ausgewählt.
- Unsicherheit bei Daten und Qualität bremst.
- Automatisierungsideen bleiben auf Wunschlisten.
- Der tatsächliche Nutzen ist schwer greifbar.
→
NACHHER
- Konkrete KI-Arbeitsweisen für typische Aufgaben.
- Prompts, Workflows und Qualitätsprüfungen dokumentiert.
- Geeignete Use Cases priorisiert.
- Daten- und Nutzungsleitplanken geklärt.
- Verantwortliche für die Weiterentwicklung benannt.
- Wirkung wird bei geeigneten Projekten messbar gemacht.
Drei Leistungsstufen
Nicht jedes Unternehmen braucht
dasselbe KI-Programm.
01 · ENABLE
KI-Praxisworkshops
Wenn Ihr Team KI sicher und produktiv anwenden lernen soll.
- 2 intensive Präsenztage
- 80 % eigenständige Übungen
- 6–12 Teilnehmende
- Demo-Daten + Procurement-Szenarien
- Prompt-/Workflow-Bibliothek
SIGNATURE FORMAT
02 · IMPLEMENT
Procurement AI Value Sprint
Wenn aus KI-Ideen konkrete Einkaufsworkflows werden sollen.
30 Tage vom priorisierten Use Case über Build & Practice bis zum Value Review.
- Opportunity Map + Priorisierung
- KPI/Baseline vor dem Build
- Workflow + Human-in-the-loop
- Anwendungsphase im Alltag
- Value Review + 90-Tage-Roadmap
03 · SCALE
Procurement AI Accelerator
Wenn KI strukturiert im Einkauf skaliert werden soll.
- Use-Case-Portfolio priorisieren
- Governance mit IT/Compliance verzahnen
- Workflows pilotieren
- interne Champions entwickeln
- Nutzung + Business Value verfolgen
Signature Method
Die MACHEN-Methode.
„Machen statt zuschauen“ wird vom Claim zur systematischen Vorgehensweise.
Messen
Wo stehen Team und Prozesse heute? Nutzung, Zeitaufwand, Engpässe und vorhandene Systeme.
Auswählen
Use Cases nach Nutzen, Umsetzbarkeit, Datenlage und Risiko priorisieren.
Construieren
Aus dem Use Case wird ein klarer Arbeitsablauf: Input → KI → Prüfung → Ergebnis.
Härtetest
Schlechte Daten, fehlende Informationen und falsche Antworten bewusst testen.
Einführen
Verantwortlichkeiten, Arbeitsstandards und nächste Schritte in den Alltag bringen.
Nachweisen
Wo sinnvoll, Kennzahlen definieren und die tatsächliche Wirkung nach der Anwendung betrachten.
Use Cases
Nicht das Tool steht im Mittelpunkt.
Die Einkaufsarbeit steht im Mittelpunkt.
Angebote schneller analysieren
Parameter strukturieren, Abweichungen markieren, Rückfragen vorbereiten und Ergebnisse vereinheitlichen.
CHATGPT · COPILOT · CLAUDELieferanten & Märkte recherchieren
Neue Anbieter identifizieren, Quellen prüfen und belastbare Supplier Briefings erstellen.
CHATGPT · COPILOT · CLAUDEVerhandlungen vorbereiten
Argumente strukturieren, Gegenseite simulieren und mehrere Verhandlungsszenarien entwickeln.
CHATGPT · CLAUDE · COPILOTVerträge voranalysieren
AGB, Verträge und Spezifikationen schneller erschließen und Prüfpunkte vorbereiten.
COPILOT · CHATGPT · CLAUDELieferantenkommunikation
Anfragen, Reklamationen, Eskalationen und Follow-ups schneller und konsistenter vorbereiten.
COPILOT · CHATGPTRoutinen automatisieren
Erinnerungen, Freigaben, Ablagen, Statusmeldungen und einfache Datenflüsse automatisieren.
POWER AUTOMATEPraxisworkshops
Vier Tool-Welten.
Ein Prinzip: Einkauf zuerst.
chatgpt_einkauf2 TAGE
ChatGPT für den Einkauf
Vom ersten Prompt zur wiederverwendbaren Arbeitsanweisung.
- Lieferantenkommunikation
- Angebots- & Vertragsanalyse
- Recherche mit Quellenkontrolle
- Verhandlungsvorbereitung
copilot_einkauf2 TAGE
Microsoft Copilot im Einkauf
KI dort nutzen, wo Ihr Team ohnehin arbeitet.
- Outlook, Word & Excel
- Dokumentenanalyse
- Recherche
- Workflow-Integration
power_automate2 TAGE
Power Automate im Einkauf
Manuelle Routinen aus Einkaufsprozessen entfernen.
- Genehmigungen
- Fristen & Erinnerungen
- SharePoint, Excel, Outlook
- Automatisierungs-Roadmap
claude_agenten2 TAGE
Claude & KI-Agenten
Von einzelnen Antworten zu strukturierten KI-Arbeitsabläufen.
- große Dokumentenmengen
- Team-Wissensbasen
- Agenten-Workflows
- Human-in-the-loop
Warum mueller advisory?
Fünf Unterschiede,
die im Projekt zählen.
Procurement Practitioner
Operative und strategische Einkaufspraxis statt generischer KI-Fallstudien.
80 % selbst machen
Eigene Laptops, 12 Übungen, kleine Gruppen. Niemand schaut zwei Tage nur zu.
Toolneutral denken
Der Prozess bestimmt das Werkzeug – nicht die vorhandene Folienagenda.
Vom Training zur Umsetzung
Wenn Training nicht reicht, geht es weiter: Use Case → Workflow → Anwendung → Review.
Einkaufssprache statt KI-Sprech
Die Frage lautet: Was kann Ihr Team damit morgen konkret besser machen?
Daten & Governance
Praxisnah heißt
nicht leichtfertig.
In klassischen Praxisworkshops arbeiten wir bewusst mit vorbereiteten Demo-Datensätzen. Vertrauliche Einkaufsdaten müssen nicht in einen Seminaraccount geladen werden, damit eine Übung realistisch ist.
Im Workshop
- welche Daten in welchem Kontext verwendet werden dürfen
- welche Informationen nicht in frei verfügbare Systeme gehören
- wie KI-Ergebnisse geprüft werden
- wann menschliche Kontrolle unverzichtbar bleibt
- wann IT, Datenschutz oder Compliance beteiligt werden sollten
Im Value Sprint
Wenn näher am realen Prozess gearbeitet wird, wird der Datenmodus vorab abgestimmt – z. B. freigegebene, anonymisierte oder synthetisierte Informationen bzw. geeignete Unternehmensumgebungen.
AI Literacy
KI-Kompetenz, die zum tatsächlichen Nutzungskontext passt.
Ein dokumentierter, rollenbezogener Praxisworkshop kann ein Baustein Ihrer Maßnahmen zur Unterstützung der AI Literacy nach Art. 4 EU AI Act sein. Die Formate verbinden Anwendung mit Möglichkeiten, Grenzen, Daten- und Qualitätsbewusstsein sowie menschlicher Kontrolle.
Die konkrete rechtliche und organisatorische Ausgestaltung bleibt Aufgabe der zuständigen Rechts-, Compliance- und Governance-Funktionen.
MM
Über Maik
20+ Jahre Einkauf sind wertvoll.
Entscheidend ist, dass ich noch mittendrin bin.
Ich bin kein ehemaliger Einkäufer, der heute ausschließlich über Einkauf spricht. Ich arbeite weiterhin hauptberuflich als Director Procurement in der Industrie.
Das verändert die Art, wie ich KI trainiere. Jede neue Funktion muss für mich dieselbe Prüfung bestehen wie für meine Kunden:
Hilft sie bei echter Einkaufsarbeit – oder sieht sie nur in einer Demo beeindruckend aus?
Trainer für HaufeBMEprocure.cheProLogD · A · CH
Proof
Entscheidend ist nicht, wie der Workshop ankommt.
Entscheidend ist, was danach passiert.
“
Ich war begeistert, wie praxisnah der Workshop gestaltet war! Die vielen Beispiele aus dem Einkaufsalltag und die zahlreichen Einzel- und Gruppenübungen haben mir geholfen, die Prompt-Logik schnell zu verstehen und direkt anzuwenden.
TEILNEHMERSTIMME · LEITER EINKAUF · MÄRZ 2026
CASE-BLUEPRINT FÜR VALUE SPRINTS
Künftig mehr als Zufriedenheit messen.
- Ausgangslage
- Welcher Prozess verursacht welchen Aufwand?
- Workflow
- Welche Arbeit wurde neu gestaltet?
- Baseline
- Welcher Wert gilt vor der Anwendung?
- Nach 30 Tagen
- Was wurde tatsächlich gemessen?
- Adoption
- Wie häufig und von wem wird es genutzt?
Ergebniszahlen werden erst veröffentlicht, wenn sie in echten Projekten belastbar gemessen und freigegeben wurden.
FAQ
Bevor Sie
fragen müssen.
Die wichtigsten Fragen zu Workshop, Value Sprint, Daten und Format.
Für wen sind die Formate gedacht?
Vor allem für Einkaufs-, Procurement-, Beschaffungs- und angrenzende Supply-Chain-Teams in mittelständischen und größeren Unternehmen. Die klassischen Praxisworkshops funktionieren besonders gut mit 6–12 Teilnehmenden.
Workshop oder Value Sprint – was ist der Unterschied?
Der Praxisworkshop baut Kompetenz auf. Der Procurement AI Value Sprint verändert einen ausgewählten Arbeitsablauf: priorisieren, bauen, testen, im Alltag anwenden und anschließend bewerten.
Brauchen wir bereits ChatGPT-, Copilot- oder Claude-Lizenzen?
Nicht zwingend. Im Erstgespräch klären wir vorhandenen Toolstack, Ziele und Rahmenbedingungen. Die Lizenz sollte dem sinnvollen Use Case folgen – nicht umgekehrt.
Arbeiten wir mit echten Unternehmensdaten?
Im klassischen Praxisworkshop grundsätzlich nicht; dort kommen realistische Demo-Datensätze zum Einsatz. Bei Value Sprints kann näher an realen Prozessen gearbeitet werden, wenn Datenmodus und Umgebung vorher mit dem Kunden abgestimmt sind.
Muss unsere IT beteiligt sein?
Für einen Grundlagenworkshop häufig nur punktuell. Sobald Unternehmensdaten, Integrationen, Automatisierungen oder produktive Workflows betroffen sind, ist eine frühe Abstimmung mit IT, Datenschutz und gegebenenfalls Compliance sinnvoll.
Wie praxisnah ist der Workshop tatsächlich?
Der Standard liegt bei ungefähr 80 % eigenständiger Arbeit und 20 % Impuls. Die Teilnehmenden arbeiten am eigenen Laptop an aufeinander aufbauenden Einkaufsfällen.
Ist der Workshop ein Baustein für Art. 4 des EU AI Act?
Er kann ein Baustein der unternehmensinternen Maßnahmen zur Unterstützung von AI Literacy sein. Art. 4 schreibt kein bestimmtes individuelles Kompetenzniveau und kein bestimmtes Zertifikat vor. Die rechtliche Einordnung für Ihr Unternehmen sollte durch die zuständigen Funktionen erfolgen.
Was kostet ein Projekt?
Die Kosten hängen von Format, Teamgröße, Vorbereitungsaufwand und gewünschter Umsetzungstiefe ab. Nach dem Erstgespräch erhalten Sie ein klares Festpreisangebot für den vereinbarten Leistungsumfang.
Wo arbeiten Sie?
In-house in Deutschland, Österreich und der Schweiz. Basis ist Berlin. Offene Seminare werden zusätzlich über verschiedene Akademiepartner angeboten.
Der Einstieg
Weniger über KI reden.
Den ersten sinnvollen Einkaufsworkflow bauen.
Sie müssen heute noch nicht wissen, welchen Workshop Sie brauchen. Erzählen Sie mir in zwei Sätzen, wo Ihr Einkauf steht – und wir klären den sinnvollsten nächsten Schritt.
procurement_ai_check30 Minuten. Drei Fragen.
- Wo steht Ihr Team heute?
Tools, Erfahrung, Nutzung und Rahmen. - Wo liegt wahrscheinlich der größte Hebel?
Typische Aufgaben und Prozesse. - Was ist der sinnvollste nächste Schritt?
Workshop, Value Sprint, Pilot – oder zunächst etwas anderes.
KOSTENFREI · VIDEOCALL · PERSÖNLICHE RÜCKMELDUNG
oder direkt: kontakt@mueller-advisory.com